“¿Y hasta cuándo cree usted que podemos seguir en este ir y venir del carajo? – Toda la vida” (García Márquez).
¡No huyáis! no se trata de otro escrito sobre el COVID-19, ni un artículo tipo “12 consejos prácticos para realizar reuniones virtuales”. Este artículo pretende reflexionar sobre lo que hemos experimentado y lo que nos queda por aprender sobre las sesiones on-line.
En estos meses, nos hemos dado cuenta que, básicamente, utilizábamos el formato on-line, para nuestros focus groups, entrevistas, sesiones con expertos, advisory boards… cuando no teníamos más remedio. Teníamos muy arraigada la creencia de que una reunión virtual era menos eficiente que una presencial. Y ahora sabemos que no es menos, sino que es diferente, que ambos formatos van a convivir incluso cuando se levante la barrera del distanciamiento social.Llevamos meses sin sesiones presenciales. Realizando reuniones y entrevitas on-line, comunidades virtuales, bulletin boards, sesiones de cocreación … meses en los que todos hemos comprobado intensamente el potencial de las sesiones on-line.
¿Qué hemos aprendido? Sobre todo, que hay que adaptarse, pensar y planificar más, y que casi todo es posible.
PENSAR en clave on-line
El canal on-line nos ha abierto un nuevo abanico de oportunidades: conectar a participantes de distintas localizaciones, contar con ponentes con los que, en el caso presencial, hubiera sido más difícil y costoso, etc.
Hay que tener en cuenta también, que las distintas metodologías on-line, recomiendan un número máximo de participantes por sesión, yendo desde 1 a 3.000 o más. No es lo mismo un advisory board on-line, para el que más de 10 personas opinando al mismo tiempo on-line, empieza a ser difícil de manejar, que un Webinar, donde la comunicación principal es unidireccional y puede permitir un gran número de asistentes.
* Bulletin Boards: facilitan el debate on-line escrito asincrónicamente, donde el participante puede obtener información, reflexionar sobre ella y rebatir o matizar las respuestas de otros participantes.
* Videoconferencias asistidas y chat en directo: fomentan el debate sincrónico, profundizar en las discrepancias y llegar a consensos entre participantes. Además, estas plataformas, ofrecen la posibilidad de votaciones en directo, de participar en un chat escrito simultáneamente, etc.
* Workshops on-line: ¿quién dijo que había que renunciar a los post-its, las pizarras en blanco o las plantillas compartidas? Todo es posible a través de plataformas especializadas.
* Sesiones virtuales 3D: permiten la participación interactiva, con avatares y en un entorno 3D, en distintos formatos (conferencias, reuniones, workshops, etc.). Una alternativa atractiva de gamificación de sesiones on-line.
* Sesiones de casos clínicos gamificados: fomentan el debate sobre el manejo del paciente en base a casos clínicos simulados, obteniendo una foto más realista de cómo actúan los profesionales sanitarios en la práctica clínica real.
PLANIFICAR en clave on-line
Nunca ha sido tan importante la preparación previa. Aunque el entorno on-line pueda parecer espontáneo, si queremos conseguir nuestros objetivos y que la experiencia de usuario sea positiva, debemos anticiparnos a todo lo que podría pasar y tener todo planificado.
Una vez definido el guion, hay que desarrollar la escaleta técnica, para que el equipo técnico pueda preparar todo (introducir votaciones y presentación de resultados de las votaciones, hacer transiciones entre presentaciones de ponentes, etc.).
Nos ha quedado claro que necesitamos buenos recursos tecnológicos: un buen ancho de banda, una buena cámara y unos auriculares con micrófono. Estos condicionantes también se han de plantear a la hora de invitar a los participantes.
ACTUAR en clave on-line
No hemos de renunciar a nada, las sesiones virtuales van a convivir con las sesiones presenciales, por ahora, adaptandonos todos a la mascarilla, la distancia social y los grupos más reducidos.
También estamos comprobando que van a proliferar las:
La versatilidad y variedad de opciones nos permite usar el formato más adecuado a cada tipo de necesidad.
La realidad nos ha puesto a prueba, nos ha limitado y condicionado, pero nos hemos adaptado y hemos salido adelante. Seguiremos aprendiendo, se seguirán desarrollando herramientas, técnicas y metodologías porque el futuro no se detiene. Aprovecharemos webinars, charlas, foros, publicaciones… para aprender unos de otros, en lo que podríamos llamar un crecimiento profesional colaborativo.
Y vosotros ¿qué me contáis?
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