“¿Y hasta cuándo cree usted que podemos seguir en este ir y venir del carajo? – Toda la vida” (García Márquez).

¡No huyáis! no se trata de otro escrito sobre el COVID-19, ni un artículo tipo “12 consejos prácticos para realizar reuniones virtuales”. Este artículo pretende reflexionar sobre lo que hemos experimentado y lo que nos queda por aprender sobre las sesiones on-line.

En estos meses, nos hemos dado cuenta que, básicamente, utilizábamos el formato on-line, para nuestros focus groups, entrevistas, sesiones con expertos, advisory boards… cuando no teníamos más remedio. Teníamos muy arraigada la creencia de que una reunión virtual era menos eficiente que una presencial. Y ahora sabemos que no es menos, sino que es diferente, que ambos formatos van a convivir incluso cuando se levante la barrera del distanciamiento social.Llevamos meses sin sesiones presenciales. Realizando reuniones y entrevitas on-line, comunidades virtuales, bulletin boards, sesiones de cocreación … meses en los que todos hemos comprobado intensamente el potencial de las sesiones on-line.

¿Qué hemos aprendido? Sobre todo, que hay que adaptarse, pensar y planificar más, y que casi todo es posible.

PENSAR en clave on-line

•  ¿Qué objetivo queremos cubrir? Definir claramente qué queremos conseguir con estas sesiones ha sido fundamental. No obstante, nos hemos tenido que adaptar al entorno on-line. Básicamente, los objetivos planteados han sido mucho más concretos y hemos podido tratar menos temas, ya que teníamos menos tiempo y el canal on-line marca bastante el tipo de participación. Por otro lado, es muy importante, tener en cuenta que los participantes llevan meses pegados a una pantalla, con lo que los temas a tratar debían ser interesantes para conseguir mantener su atención y participación.
• ¿Cuál es nuestro target? Generalmente, profesionales sanitarios, hasta la pandemia, en su mayoría, no muy habituados a utilizar plataformas on-line de debate. Sin embargo, ahora, todos han utilizado alguna plataforma para fines personales o profesionales, lo que hace que estén más abiertos a usar el canal on-line.

El canal on-line nos ha abierto  un nuevo abanico de oportunidades: conectar a participantes de distintas localizaciones, contar con ponentes con los que, en el caso presencial, hubiera sido más difícil y costoso, etc.

Hay que tener en cuenta también, que las distintas metodologías on-line, recomiendan un número máximo de participantes por sesión, yendo desde 1 a 3.000 o más. No es lo mismo un advisory board on-line, para el que más de 10 personas opinando al mismo tiempo on-line, empieza a ser difícil de manejar, que un Webinar, donde la comunicación principal es unidireccional y puede permitir un gran número de asistentes.

• ¿De cuánto tiempo disponemos? El entorno on-line obliga a concentrar la participación en un menor tiempo, ya que la capacidad de mantener la atención no es igual que en el entorno presencial.
• ¿Qué metodología es la más adecuada? Hemos comprobado que se puede hacer de todo (o casi). Conocer bien las posibilidades de cada plataforma y seleccionar la más adecuada o la combinación idónea para cada proyecto y necesidad ha sido imprescindible para el éxito de nuestros proyectos. Algunos ejemplos de lo que se puede hacer son:

* Bulletin Boards: facilitan el debate on-line escrito asincrónicamente, donde el participante puede obtener información, reflexionar sobre ella y rebatir o matizar las respuestas de otros participantes.

* Videoconferencias asistidas y chat en directo: fomentan el debate sincrónico, profundizar en las discrepancias y llegar a consensos entre participantes. Además, estas plataformas, ofrecen la posibilidad de votaciones en directo, de participar en un chat escrito simultáneamente, etc.

* Workshops on-line: ¿quién dijo que había que renunciar a los post-its, las pizarras en blanco o las plantillas compartidas? Todo es posible a través de plataformas especializadas.

* Sesiones virtuales 3D: permiten la participación interactiva, con avatares y en un entorno 3D, en distintos formatos (conferencias, reuniones, workshops, etc.). Una alternativa atractiva de gamificación de sesiones on-line.

* Sesiones de casos clínicos gamificados: fomentan el debate sobre el manejo del paciente en base a casos clínicos simulados, obteniendo una foto más realista de cómo actúan los profesionales sanitarios en la práctica clínica real.

PLANIFICAR en clave on-line

Nunca ha sido tan importante la preparación previa. Aunque el entorno on-line pueda parecer espontáneo, si queremos conseguir nuestros objetivos y que la experiencia de usuario sea positiva, debemos anticiparnos a todo lo que podría pasar y tener todo planificado.

• Guion y escaleta técnica: El guion es fundamental, como en cualquier sesión, pero hay que pensarlo en clave on-line. Sobre todo, necesitamos planificar cómo se va a hacer e imaginar los distintos escenarios posibles y tener preparados plan B y C, por si fueran necesarios. ¿Se va a establecer un turno de participación?, ¿Se va a compartir información?, ¿Quién va a compartir?, ¿Los participantes van a necesitar tener material a mano durante la sesión?, ¿Se van a utilizar herramientas colaborativas on-line? ¿Qué canal de comunicación se va a tener durante la sesión con el cliente?...

Una vez definido el guion, hay que desarrollar la escaleta técnica, para que el equipo técnico pueda preparar todo (introducir votaciones y presentación de resultados de las votaciones, hacer transiciones entre presentaciones de ponentes, etc.).

•  Formación y pruebas previas con clientes, ponentes y participantes: En un entorno nuevo, ayuda reducir la incertidumbre y hacer las comprobaciones necesarias antes de la sesión. Para ello, es aconsejable conectarse previamente con cliente, ponentes y participantes, para explicar cuál va a ser la dinámica de la sesión, mostrar cómo funciona la plataforma y hacer las pruebas técnicas necesarias para evitar sorpresas.

Nos ha quedado claro que necesitamos buenos recursos tecnológicos: un buen ancho de banda, una buena cámara y unos auriculares con micrófono. Estos condicionantes también se han de plantear a la hora de invitar a los participantes.

ACTUAR en clave on-line

• Hemos aprendido que no podemos extrapolar lo que sabíamos de las sesiones presenciales a las sesiones on-line. No debemos utilizar el mismo estilo de moderación, las mismas dinámicas, las mismas plantillas, … que usábamos en sesiones presenciales, en una sesión on-line. Todo es distinto y es un error tratar de adaptar el presencial al on-line. Es un entorno diferente y ofrece unas posibilidades diferentes.
• Moderadores expertos en dinamización on-line: Necesitamos un moderador principal experto en dinamización on-line que se maneje bien con la tecnología. Además, en la mayoría de sesiones on-line, es importante contar con un co-moderador que gestione el chat y esté atento a la interacción con el cliente.
• Equipo técnico audiovisual: No está de más tener una figura de apoyo que solvente problemas técnicos durante la sesión (problemas de audio, sonidos metálicos, participantes que tienen problemas en acceder a ciertas salas, a pesar de haberlo ensayado previamente, etc.). Tener un equipo técnico que se encargue de estos temas, hace que los usuarios se sientan atendidos y que el resto de participantes no pierdan tiempo durante la sesión.

No hemos de renunciar a nada, las sesiones virtuales van a convivir con las sesiones presenciales, por ahora, adaptandonos todos a la mascarilla, la distancia social y los grupos más reducidos.

También estamos comprobando que van a proliferar las:

• Sesiones híbridas: Ponente y cliente en la misma sala y el resto de participantes conectados de forma remota.
• Sesiones multisede: Distintas reuniones presenciales, con un número reducido de participantes, que se llevan a cabo en distintas localizaciones y todos unidos en una misma sesión.

La versatilidad y variedad de opciones nos permite usar el formato más adecuado a cada tipo de necesidad.

La realidad nos ha puesto a prueba, nos ha limitado y condicionado, pero nos hemos adaptado y hemos salido adelante. Seguiremos aprendiendo, se seguirán desarrollando herramientas, técnicas y metodologías porque el futuro no se detiene.  Aprovecharemos webinars, charlas, foros, publicaciones… para aprender unos de otros, en lo que podríamos llamar un crecimiento profesional colaborativo.

Y vosotros ¿qué me contáis?